2022. április 27.

Tájékoztató a 2021 évi városrészi költségvetés programról

SZENTENDRE VÁROS POLGÁRMESTERE

A tájékoztató elkészítésében közreműködött:

Hámornyikné Csemeczki Zita iroda vezető, Városfejlesztési és Vagyongazdálkodási

Kiss Barna projekt felelős, Polgármesteri Kabinet

TÁJÉKOZTATÓ

a VÁROSRÉSZI KÖLTSÉGVETÉS 2021 PROGRAMRÓL

(Készült: a Képviselő-testület 2022. április 27- i ülésére)

Tisztelt Képviselő-testület!

Vezetői összefoglaló:

Szentendre Város Önkormányzata az Ábrányi Emil program szerint 2021 évben elindította a Városrészi Költségvetés programot. A város költségvetésében elkülönített 50 millió forintot azokra a fejlesztésekre, amelyek a lakók ötletein alapulnak, és amelyekről a város polgárai dönthetnek. A 2021-es folyamat lefutott, a fejlesztések kivitelezései folyamatban vannak.

Részletes indokolás:

Bevezető

Fel kell tennünk a kérdést, hogy a polgárok tudják-e, érdekli-e őket a városuk költségvetése. Tisztában vannak-e annak mibenlétével, érzik-e azt, hogy választott képviselőik döntenek az általuk adó formájában befizetett pénzek felhasználásáról. Feladatunk az, hogy a költségvetést, elveit, annak szerkezetét is megismertessük, az érdeklődést felkeltsük. Csak ez után lehet sikeres és értékteremtő a költségvetés társadalmasítása, részdöntések átadása a polgároknak. A részvételi költségvetés egy olyan döntéshozatali folyamat, amiben az polgárok közösen dönthetnek közpénzek felhasználásáról. Lehetővé teszi, hogy az adófizetők együtt döntsenek a közhatalommal a költségvetéssel kapcsolatos kérdésekben.

Az első részvételi költségvetés 1989-ből, Brazíliából, Porto Alegre városából származik. Az egyik párt kampányában fontos szerepet kapott a demokratikus részvétel és a kiadások átszervezése, így jutottak el két év kísérletezés után a részvételi költségvetéshez. Az első évben ezren vettek részt a programban, három év után a résztvevők száma nyolcezerre aztán húszezernél is többre nőtt. Porto Alegre jelenleg a költségvetésének 20%-át osztja ki részvételi költségvetés által. Mára világszerte több mint 1500 önkormányzat vezetett be részvételi költségvetési folyamatot. A legtöbb részvételi költségvetés projekt a Porto Alegre-i modellhez hasonlóan működik.

Lengyelországban néhány éve komoly részvételi költségvetési hullám indult el. Gdanskban civil panelek indultak városszerte, amiben nem csak az amúgy is aktív civilek, hanem a hétköznapi állampolgárok is részt vesznek, véletlenszerűen és reprezentatívan sorsolják őket a választási névjegyzékből. A gyűlések olyan javaslatokat fogadnak el, amiket a résztvevők 80%+-a helyesel. Ezzel sokat segítenek a városvezetésnek a helyes prioritások kialakításában. Lengyelország kötelezővé tette a részvételi folyamatokat az önkormányzatokban. *

A folyamat:

A részvételi költségvetés az ötleteléstől a megvalósításig vezető körkörös folyamata egy évről évre ismétlődő és fejlődő eljárás, melynek során a döntéshozó megosztja a döntés lehetőségét a lakosokkal, kölcsönös bizalom alakul ki és egyre komplexebb együttműködések valósíthatók meg, ahogy a lakosok egyre inkább a magukénak érzik a döntéseket. Az évről-évre keletkező a tanulságok levonásával a tanulási-fejlődési spirál erősödik mind a hivatali szervezetben, mind a polgárokban. Demokratizáló, a politikáról való gondolkodást átalakító hatásáról pedig néhány év múlva lehet majd gondolkodni. *

Előkészítés

A szentendrei Városrészi Költségvetés előkészítése 2020 októberében indult. Döntéselőkészítő munkacsoport alakult Pilis Dániel alpolgármester vezetésével. A csoport tagjai H. Csemeczki Zita a Városfejlesztési Iroda vezetője Szontagh Kinga civil referens Bácsvány György IT vezető és Kiss Barna projekt felelős voltak. Legelőször át kellett gondolnunk, hogy milyen erőforrások állnak a rendelkezésünkre. Ezek nyilvánvalóan szűkösek, mind anyagi, mind személyi értelemben. Megpróbáltuk a lehető legalacsonyabban tartani a projekt költségeit. Ezért az a kabineti döntés született, hogy nem egy újonnan fejlesztett digitális eszközt és módszertant vásárolunk meg a javaslatok gyűjtésére és a szavazásra, hanem ingyenesen elérhető eszközökkel oldjuk meg a feladatot. Ez utóbbiakat úgy alakítottuk, hogy alkalmasak legyenek a lebonyolításra. Az internetes lebonyolítás mellett a személyes részvétel lehetőségét is meg akartuk teremteni, így papíron is tudtak a polgárok javaslatot tenni és szavazni. A hivatali előkészítés és közös gondolkodás 2021 januárjára zajlott le.

Megkerestünk az Óbudai önkormányzat munkatársait, akiknek már volt tapasztalata ilyen program létrehozásában. Az Óbudai Önkormányzat 2021-ben már második alkalommal vitte végig a részvételi költségvetés programját. Az ekkor érzékelhető munkafolyamatokat gannt-diagrammba rendezve terveztük tovább a részfolyamatok várható lefutási idejét, figyelve a kapcsolódásaikra, egymásutániságaikra. Úgy terveztünk, hogy Szentendre költségvetésének elfogadásával (2021 február vége) indulásra készen álljon a projekt. A várható munka-elemekre tekintettel egy prezentációban bemutattuk a folyamatot a hivatali munkatársaknak.

Márciusban elindultak a tényleges munkafolyamatok. Létrehoztuk a javaslatgyűjtő lapot. Átfogó arculati tervek születtek, fejlesztettük és folyamatosan teszteltük a különálló honlapot. Kidolgoztuk a javaslatok és a szavazás back-office feldolgozási módszertanát, és megteremtettük annak informatikai hátterét. Kidolgoztuk a folyamat adatkezelési szabályzatát. Gyártásba kerültek az offline marketing elemek (zászlók, dobozok, plakátok, molinók) Előkészítő, figyelemfelhívó cikkeket készültek a SzeVi-ben, a városi honlapon, facebookon. Beharangozó videó készült Polgármester úrral. A javaslattétel időszak indulására elkészítettük a papír javaslat lapokat (12.000 db), azokat borítékoltuk, majd a Képviselők szórták választókerületük postaládáiba. A város 11 helyén gyűjtőpontokat szerveztünk és gyűjtőládákat helyeztünk el. A dobozokat hetente ürítettük.

Javaslatok

A javaslatok 2021 április 12. és május 2. között három héten keresztül érkezhettek.
A kezdő hétre a város 11 pontján lévő gyűjtőhelyekre kikerültek a felcímkézett gyűjtődobozok, melyeket hetente ürítettünk. Az online érkezett javaslatok szakterületi feldolgozása a gyűjtési időszak alatt is folyt.
A javaslatok minősége: Viszonylag sok javaslat érkezett út és gyalogjárda, forgalomtechnikai, forgalom lassítási, csapadék elvezetési, általános javítási-karbantartási, közvilágítási problémákról. Kevesebb javaslat jött közösség szervező, közösségépítő beruházásokra. Látható, hogy a város polgárai a városhasználati „maslow piramis” alsó szeleteit mutatták fel. Kiemelten fontos, hogy a karbantartás, javítás jellegű javaslatok bekerültek az hibabejelentő rendszerbe, és arra értelmezhető időben (nem utolsó sorban érzékelhetően) intézkedés történjék. Az összes javaslat választókerületekre szűrhetően megtalálható a városrészi honlapon.

Javaslatok számokban:

341 db online módon (a honlapon)

221 db offline módon (papír alapon)

562 db kitöltött lapon

715 db javaslat érkezett

Városrészenként 55-80 db javaslat érkezett.

Feldolgozás

A Városfejlesztési Iroda munkatársai a kialakított feldolgozó üzemi táblázatban az online javaslatok beérkezésével párhuzamosan elkezdték a javaslatok vizsgálatát. Döntés hoztak arról, hogy az iroda támogatja-e a javaslatot. Döntésüket indokolták. Ezt külön erre a célra létrehozott oszlopokban kellett megtenniük. Szükséges és fontos a feldolgozás során felvenni a kapcsolatot a javaslat beküldőjével is az ötlet pontosítása érdekében. Erre hivatkozva erősíteni kell az elérhetőség megadására való hajlamot a beküldőnél.
A Városfejlesztési Iroda döntése után a Képviselő feladata volt a javaslat további véleményezése, és ennek indoklása. Erre külön oszlopokat hoztunk létre a feldolgozó táblában. A Képviselőnek kellett meghatározni és elhelyezni a javaslat pontos helyét a munka térképen.

A feldolgozó szereplők ajánlatot tettek a többes javaslat-sorok szétválasztására, ahol ezt relevánsnak látták. Ezt a javaslattételi időablak zárulta és a papír alapú javaslatok felvitele után, a teljes táblázat lezárását követően lehetett megtenni. Az egyedi azonosító számokkal visszakövethetően történtek meg a javaslat-szétválasztások. Így a táblázat alján keletkeztek még további ID számmal ellátott javaslatok, melyekre mind a Városfejlesztési Irodának, mind a Képviselőnek vissza kellett térnie döntésre és indoklásra.

A papír alapú javaslatok felvitele a javaslattételre rendelkezésre álló időablak zárását követően indulhatott el. A javaslatokat a már nem publikus online űrlapba manuálisan vittük fel. Ezen a módon a papíron érkezett javaslatok egy dedikált email címről kerültek bevitelre és jelentek meg a feldolgozó táblázatban. A manuális felvitel időigényes (szöveges feladat), több munkavégzővel kevesebb idő alatt végrehajtható. Segítségként a MZSG 3 diákját szerveztük be, a 2021 évi közösségi szolgálatukat teljesíthették vele.
A felvitel 2021 április 29.-től május 12.-ig két hét időablakban 8 alkalommal zajlott. A javaslatok felvitelének munkaóra igénye az következők szerint alakult: 3 fő x 23 óra = 69 munkaóra. Ezalatt természetesen mind a Városfejlesztési iroda, mind a képviselői feldolgozás is párhuzamosan zajlott.
A feldolgozott javaslat csomagok elkészültét követően lehetett azokat a honlapon publikálni.

Ezen a ponton, május közepén lett nyilvánvaló, hogy az eredeti ütemezésben vállalt szavazás kezdési időpont (május 31. hétfő) nem tartható. (A szavazás az eredeti terv szerint május 31.-én hétfőn indult volna) A feldolgozás nem fejeződött be, és az előző időszakban tapasztalt ütemet előre vetítve egy hónappal csúsztattuk el (július 5.) a szavazás kezdetét. Volt példa más Önkormányzatoknál is a feldolgozási fázis elhúzódására és a szavazás csúszására.

Összefoglalva:
az első év tapasztalata az, hogy az eddig rendelkezésre álló erőforrásokkal a feldolgozás nem fut le egy hónap alatt, hanem minimálisan két hónap szükséges rá.

Gyorsítási pontok:

1. Munkaszakaszok informatikai automatizálása (publikálás)
2. Kapacitás növelés a papír alapú lapok felvitele során
3. Kapacitás növelés a Városfejlesztési irodán a feldolgozás gyorsítása érdekében
4. Pontosabb becslések

Kiválasztás szavazásra

A számos javaslat közül ki kellet választani körzetenként azt az öt elemet, amelyet szavazásra bocsátunk. A folyamat demokratikusabbá tételéért az eredeti tervet megváltoztattuk, így nem csak a képviselő döntött arról, hogy melyik ötlet kerüljön szavazásra. Városrészenként üléseket szerveztünk, melyekre civil tagnak lehetett jelentkezni. Az testületi jelentkezések, az ülés időpontjainak szervezése, az ülések lebonyolítása két hetet vett igénybe. A testületi tagok előzetesen megkapták a városrészük javaslat csomagját tanulmányozásra, majd az ülésen azt megtárgyalták. Ezután rangsorolták a javaslatokat és az első 5 javaslat került a szavazólapra.

Szavazás

A szavazás 2021 július 5. és augusztus 1. között zajlott, 4 hét idő intervallumban. Az tervezett időzítéshez képest egy honappal csúsztattuk el a kezdését. Megfeszített tempót követelt a szavazásra bocsátó ülések után a szavazólap megtervezése, a papír alapú szórólapok gyártása, borítékolása (10.000 db). A szavazás induló időpontjának kiválasztásánál figyelembe kellett venni a szórólapozás lefutásának időigényét, és össze kellett hangolni a Szentendre és Vidéke megjelenésével. Az online szavazatokat ugyanabban a rendszerben gyűjtöttük, mint a javaslat lapokat, később ebben is értékeltük. A papír szavazólapokat szintén a gyűjtőpontokon elhelyezett gyűjtőládákban vártuk, a ládákat hetente ürítettük. A szavazatok digitalizálása a javaslatlapokéhoz hasonlóan a lezárt online szavazólap használatával történt. A felvitel a javaslatok felviteléhez képest gyorsabb volt. A felvitelhez nem sikerült diákokat találni, mert az iskolaév elkezdődött. A feldolgozási részfolyamaton gyorsítani lehet, több munkavégző bevonásával.

Szavazatok számokban

347 db online módon leadott szavazólap

401 db papíralapon érkezett szavazólap melyek közül

381 db volt érvényes,

20 db érvénytelen

748 db kitöltött szavazólap érkezett

Összesen:

728 db érvényes, 20 db érvénytelen értékelt szavazólap érkezett

Összesítve: 4.454 szavazat érkezett.

A szavazás rendszeréről:

A szavazás érzékenyebb folyamat, mint a javaslatküldés. Költségvetési forrás elosztásáról szól, így figyelni kell arra, hogy a szavazás tiszta és átlátható legyen.

Az online folyamatban megpróbáltuk kizárni a többes szavazás lehetőségét, de ez csak egy bizonyos biztonsági szintig lehetséges. Egy e-mail címről csak egy szavazat érkezhet, a továbbiakat a rendszer visszautasítja. Mindemelett azt nem tudtuk kizárni, hogy több vagy nagyon sok új e-mail cím létesítésével a szavazást meg lehessen hackelni. Erre utaló szándékot nem tapasztaltunk.

Nem így van a papír alapú szavazólapok esetében. Néhány szavazólap esetében felmerült a gyanú, hogy két, három szavazólapot töltött ki ugyanaz a személy. Ezeket megvizsgálva és összevetve a felvitt lapok aktuális eredmény statisztikáival -azzal, hogy felvitelük esetén változtatnak-e az eredményen – befogadtuk és és egy személy egyszeri szavazataként értékeltük.

Regisztráció:

A biztonsági szint javításához a jövőben nem lehet eltekintenünk a regisztrációs rendszer kialakításától. Ez nehezebb folyamat lesz az online világot el nem érőknél, és visszavetheti az együttműködő polgárok számosságát.

Területi regisztráció:

A folyamat kritizált felülete, hogy a körzet forrásáról való szavazás nem csak a városrészi lakosoknak áll a rendelkezésére. Mindamellett az Ábrányi Emil programban a döntés szubszidiaritása a fő cél. Ennek okán a jövőben kikerülhetetlen lesz egy olyan a regisztrációs metódus kidolgozása és fejlesztése, amely kezelni tudja városrészre bontva a polgárokat lakhelyük szerint.

Marketing, a program megismertetése

A Városrészi Költségvetés program első ízben került bevezetésre Szentendrén, így a város lakói azt nem ismerték. Elengedhetetlenül fontos volt, hogy egy olyan kampányt tegyünk a program mellé, amely felkelti az érdeklődést, megismerteti a részvételi folyamatot és aktivitást generál. A polgárok aktivitásától függ a program sikere. így íz elérhető összes csatornán népszerűsítenünk kell a projektet, de az erre költhető források szűkösek. A költéseket így optimalizáltuk. Fontos, hogy a folyamat során – a polgár számára nem aktiv idő alatt pl. feldolgozás időszakában is – fenntartsuk az érdeklődést a program iránt. Erre a célra megfelelő volt a kiválasztó testületekbe való bevonás.

Kampány elemek:

1. egységes arculat megtervezése az összes megjelenéshez;
2. szórólapok közvetlen eljuttatása
3. cikkek SzeVi-ben;
4. hirdető oldalak a SzeVi-ben minden fázisról;
5. outdoor elemek: molinók, plakátok javaslattételről, szavazásról, eredményről;
6. rádió interjú a tilos rádióban a civil műsorsávban;
7. városrészi honlapon folyamatosan cikkek és híradások az éppen aktuális történésekről;
8. képviselők piaci jelenléte
9. polgármesteri videó a kezdésről és a zárásról

A következő évi projektek előtt fontos, hogy a Város Költségvetését is megismertessük a lakosokkal. A részvételi aktivitást úgy tudjuk megalapozni, hogy a város költségvetését, az alapokat is megismertetjük a polgárokkal.

Szükséges továbbá a részvételi folyamatok és módszerek megismertetése, mind jobb kibontása.

Költségek

Szentendre 2021 évi szűkös pénzügyi mozgástere és a takarékos gazdálkodás iránt felelőség szükségessé tette, hogy a projektet a hivatalon belül, külső eszközök és külső szaktudás megvásárlása nélkül szervezzük. A projekt folyamatának végig viteléhez elengedhetetlenül szükséges szolgáltatásokat vásároltuk meg. A projekt lebonyolításának költsége bruttó 1 906 919 Ft volt, az alábbi táblázat szerint. Ez csak a folyamat költsége, a fejlesztések költségei egy következő táblázatban szerepelnek.

Városrész költségvetés – 2021. projekt folyamat és marketing költségei

Partner megnevezése	Tárgy	Dátum	Költség bruttó

Virtuoz Kiadó és Nyomdaipari Kft.	Szórólapok, plakátok gyártása – javaslat	2021.03.31	214 014 Ft
Krizbai Gergely ev.	Grafikai munkák – arculat, honlap, palkátok, molinó, stb	2021.03.30	150 000 Ft
Gallaidesign Kft.	Weboldal fejlesztés	2021.04.06	127 000 Ft
Experiment Nonprofit Kft.	Film,- videogyártás – kezdő videó	2021.04.30	95 250 Ft
Várhelyi József e.v.	Dekorációs szolg. Plakátolás- javaslat	2021.06.04	25 000 Ft
Unio Printer Nyomda Kft.	Kapcsolódó borítékok gyártása	2021.03.21	120 396 Ft
Molino Kft.	Molino gyártás és szerelés, Vinyl matrica, zászló -javaslat	2021.04.12	259 052 Ft
Facebook	Hirdetés – 2021.04.27-04.29. „Mi az a városrészi költségvetés?”	2021.05.28	2 004 Ft
Facebook	Hirdetés – 2021.04.24-04.28. „Mi az a városrészi költségvetés?”	2021.05.29	6 800 Ft
Facebook	Hirdetés 2021.04.29-05.02. „Mi az a városrészi költségvetés?”	2021.05.30	3 196 Ft
Virtuoz Kiadó és Nyomdaipari Kft.	Szórólapok, plakátok gyártása – szavazás	2021.06.30	161 608 Ft
Molino Kft.	molino gyártás és szerelés, – szavazás	2021.06.17	95 250 Ft
Krizbai Gergely ev.	Grafikai munkák – szavzás, eredmény	2021.08.31	100 000 Ft
Virtuoz Kiadó és Nyomdaipari Kft.	Plakátok – eredmény	2021.09.03	45 597 Ft
Várhelyi József e.v.	Dekorációs szolg. Plakátolás- szavazás	2021.09.02	25 000 Ft
Molino Kft.	Fronlit PVC molino – eredmény	2021.09.06	64 135 Ft
Unio Printer Nyomda Kft.	Kapcsolódó borítékok gyártása -szavazás	2021.06.28	106 680 Ft
Virtuoz Kiadó és Nyomdaipari Kft.	SZEVI melléklet 2021/11 5000 db szavazólapok	2021.08.04	57 540 FT
Molino Kft.	Fronlit PVC molino	2021.08.05	95 250 Ft
Várhelyi József e.v.	Dekorációs szolg. Plakátolás- eredmény	2021.09.02	25 000 Ft
Virtuoz Kiadó és Nyomdaipari Kft.	plakát városrészi költségvetés A0 2 db, A2 60 db	2021.09.13	45 597 Ft
Experiment Nonprofit Kft.	Film,- videogyártás – záró videó	2021.11.04	82 550 Ft
		Összesen:	1 906 919 Ft

Megvalósítás – Beruházások

BELVÁROS

A projekt címe: Parkoló megközelítés